Le contrat de bail est une convention par laquelle une partie (le bailleur) s’engage à conférer à une autre partie (le preneur), la jouissance temporaire d’un bien immeuble, moyennant une contrepartie (le loyer) que le preneur s’engage à payer.
Au-delà des obligations légales pesant sur chacune des parties lors de l’exécution normale du contrat de location, le preneur et le bailleur sont tenus, dès la signature du contrat, au respect d’un certain formalisme consistant à soumettre le contrat ou la déclaration à la formalité de l’enregistrement.
Ignorant les risques auxquels elles s’exposent, il n’est pas rare de voir des parties se soustraire volontairement à la formalité de l’enregistrement.
En agissant de la sorte, le preneur et le bailleur fautifs se privent, sans le savoir, de tous moyens probants de pouvoir justifier devant l’administration fiscale la consistance des revenus bruts annuels encaissés et/ou des charges supportées déductibles, censés être prises en compte dans le cadre de la détermination de leur impôt annuel sur le revenu et de leurs impôts locaux.
En effet, le défaut d’enregistrement du contrat de location d’un bien immeuble est une infraction qui vaut son pesant d’or : l’administration fiscale est en droit de réclamer au bailleur propriétaire foncier, dans le cadre d’une procédure de taxation d’office, les droits simples éludés tant en matière de droits d’enregistrement, qu’en matière d’impôt sur les revenus fonciers et de la contribution foncière des propriétés bâties, sans préjudice du paiement des pénalités légales dues, à concurrence de 25%.
Au regard du coût de ces redressements, et de l’utilité de la formalité qui confère date certaine au contrat et permet ainsi au preneur et au bailleur de se prévaloir de sa réalité, en cas de contestation ou litige, les parties ont intérêt à s’accomoder de la réalisation de cette formalité et à se poser très tôt les bonnes questions, avant et après la signature du contrat de location qu’il soit conclu pour une durée limitée ou à vie.
1. Est-ce une obligation légale d’enregistrer son contrat de location ?
Tout contrat de location d’un bien immobilier, constaté ou non par écrit, doit être obligatoirement soumis à la formalité de l’enregistrement auprès de l’administration fiscale.
L’enregistrement du contrat de location auprès d’un Centre d’état civil ne peut se substituer à l’enregistrement auprès du fisc. A tout moment, dans le délai de quatre (4) ans pour compter de la date de signature du contrat de location, vous pouvez vous voir réclamer les droits éludés et les pénalités ou amendes y afférentes par le fisc.
NB : Sont enregistrés gratis :
– les contrats de location d’immeubles nécessaires à l’installation et au fonctionnement d’ambassades et de consulats
– les contrats de location conclus au profit de l’Etat ou des collectivités territoriales dès lors que le paiement des droits leur incombe
2. A quel moment faut il enregistrer le contrat de location d’un bien immeuble ?
- S’il s’agit d’un acte écrit
Dans le délai d’un (1) mois pour compter de la date de signature du contrat ou de l’entrée en possession des locaux, vous devez déposer le contrat de location en triple exemplaire auprès de l’agent péposé à l’enregistrement au Bureau du recouvrement du centre fiscal compétent du lieu de situation de l’immeuble
- A défaut de contrat écrit
Dans le délai de trois (3) mois, vous devez vous procurer au niveau du service chargé de l’enregistrement des formulaires spéciaux et procéder à la déclaration de la location dans les vingt (20) premiers jours des mois de janvier, avril, juillet et octobre.
Le contrat enregistré ou le formulaire (s’il s’agit d’une convention verbale) vous est délivré dans un délai maximal de 48H.
3. A qui incombe l’obligation d’enregistrer le contrat de location entre le preneur , le bailleur ou son mandataire?
Les parties (preneur et bailleur) sont tenues ensemble au paiement des droits d’enregistrement dus pour les contrats de locations qu’ils ont conclus, considérés comme des actes sous signatures privées. Par conséquent, les deux parties restent solidairement tenues vis-à-vis de l’administration fiscale du paiement des droits simples et des amendes ou pénalités.
Par conséquent, nous vous recommandons d’insérer dans le contrat de location une clause relative à l’enregistrement qui précise la partie à charge d’effectuer la formalité (très souvent, ce sera le preneur puisqu’il est le bénéficiaire de l’opération).
Si la gestion de l’immeuble est confié à une agence immobilière par un contrat de mandat, il revient à l’agence de s’assurer que le contrat de location a été dûment enregistré par le preneur.
Lorsqu’il s’agit d’une convention verbale, le déclarant est tenu au paiement des droits exigibles, sauf son recours contre le preneur. Les parties restent solidaires pour le paiement du droit simple.
4. Que faire en cas de refus de l’une des parties (preneur ou bailleur) d’enregistrer le contrat ?
Si le preneur est une société ou une structure formellement établie, il accomplira la formalité de l’enregistrement de bonne volonté : en effet, immatriculé fiscalement, il sait qu’il n’est pas à l’abri de contrôle de la part de l’administration fiscale. Il a intérêt à enregistrer le contrat de location afin de justifier la déductibilité fiscale de ses loyers professionnels en matière d’impôt sur les sociétés et de lors de la détermination de la Contribution sur la valeur locative (CEL).
Si le preneur est peu enclin à effectuer la formalité, nous invitons la partie la plus diligente à savoir le bailleur ou son mandataire à se susbstituer au preneur et à effectuer la formalité de l’enregistrement en raison, d’une part, de la solidarité au paiement qui lui est opposable, et pour pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale le montant des revenus fonciers dont le bailleur dispose, au moment de procéder à ses déclarations fiscales annuelles.
Si le bailleur refuse que le preneur accomplisse la formalité de l’enregistrement, il sera seul tenu responsable du paiement des droits simples, pénalités ou amendes qui pourraient lui être réclamés ultérieurement par l’administration fiscale.
5. Quels sont les catégories d’impôts dus lors de l’enregistrement des baux d’immeubles?
Il s’agit :
– des droits d’enregistrement
– des droits de timbre (2000 FCFA/ page)
Les droits d’enregistrement et de timbre sont payés avant l’accomplissement de la formalité. Il n’est pas possible d’en différer le paiement ou d’en demander le paiement échelonné sur une durée.
6. Quelle est la base imposable?
- Enregistrement des contrats de location d’immeuble à durée limitée
– Si le bail est conclu pour une durée supérieure ou égale à trois ans, la base sera constituée des loyers des trois années augmentées des charges supportées par le preneur
-Si la durée du bail est à périodes, la base est constituée des loyers correspondant à chaque période, augmentés des charges supportées par le preneur.
-Si le bail est d’une durée inférieure à une année et non renouvelable, la base est constituée des loyers correspondants, augmentés des charges supportées par le preneur sur la durée.
La base imposable ne comprend pas la taxe sur la valeur ajoutée elle-même (s’il s’agit d’un bail commercial ou professionnel) ni la TOM.
B. Enregistrement des contrats de location d’immeuble à durée illimitée et à vie
- Pour les baux dont la durée est illimitée, la base imposable est constituée du capital formé de vingt fois le prix et les charges annuelles.
- Pour les baux à vie, la valeur est déterminée par un capital formé de dix fois le prix et les charges annuelles.
7. Taux?
- Enregistrement des contrats de location d’immeuble à durée limitée
Le taux est de 2%
B. Enregistrement des contrats de location d’immeuble à durée illimitée ou à vie
Le taux est de 5%
8. Modalités de paiement
Les droits d’enregistrement sont perçus au comptant lors de l’enregistrement de l’acte ou de sa déclaration.
Toutefois, les droits sont fractionnés dans les cas ci-après :
-s’il s’agit d’un bail à durée fixe, en autant de paiements qu’il y’a de périodes triennales dans la durée du bail
-s’il s’agit d’un bail à périodes, en autant de paiements que le bail comporte de périodes Le droit afférent à la première période est seule acquitté lors de l’enregistrement de l’acte ou de la déclaration; les droits doivent être versés dans le mois du commencement de la nouvelle période, à la diligence du propriétaire ou du locataire
-si la durée du bail est inférieure à un an et non renouvelable, les droits seront calculés sur la durée du bail.
9. Que faire suite à l’enregistrement de l’acte ou sa déclaration ?
-communiquez un exemplaire du contrat enregistré et de la copie de la quittance de règlement à l’autre partie (preneur ou bailleur)
-conservez le contrat enregistré et les quittances de règlement durant une période de dix (10) ans, pour compter de la date à laquelle les documents ont été établis ou la déclaration faite
NB : si votre dossier est tenu par une agence immobilière, assurez-vous que celle-ci détient dans votre dossier les contrats de location, dûment enregistrés, ainsi que la copie des quittances de règlement dans le même délai légal précité. Ces justificatifs vous seront demandés en cas de contrôle fiscal.
10. Est ce que le renouvellement du bail à durée limitée est soumis à la formalité de l’enregistrement ?
La loi prévoit que les prorogations conventionnelles de baux d’immeubles, même effectuées par tacite reconduction, doivent également être enregistrés au taux de 2%.
On en déduit, qu’à l’échéance de la durée du bail, la partie la plus diligente doit procéder au renouvellement de l’enregistrement, pour éviter tous risques de redressement durant la période non prescrite.
Pour toutes informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter le Cabinet Audifisc à assistance@audi-fisc.com
